Gợi ý khi trình bày báo cáo chuyên môn

Gerald S. Frankel
Fontana Corrosion Center
The Ohio State University

Đây là bài viết được tổng hợp từ bài giới thiệu của Prof. Gerald S. Frankel.

Các thủ thuật để có một trình bày khoa học (scientific presentation)

* Hiểu rõ người dự báo cáo:
o Giới thiệu thích hợp
o Có thời lượng thích hợp về giải thích và chi tiết
* Thông báo cho người nghe biết điều bạn chuẩn bị và sẽ trình bày
o Tóm tắt nội dung (Outline) trình bày, nhưng chỉ khi đó thật tsự là cần thiết và hữu ích (xem mục cuối)
o Nhấn mạnh vào một vài điểm chính của vấn đề báo cáo
* Sử dụng đồ hình có độ phân giải cao
o Dùng từ ít
o Không nên để font nhỏ hơn 18 - điều này tuỳ thuộc nơi bạn trình bày
o Sử dụng các hình có kích thước lớn cùng với tên trục và chú thích dễ đọc - điều này tuỳ thuộc nơi bạn trình bày
o Tránh sử dụng các ảnh nền sặc sỡ
o Sử dụng màu sắc thích hợp - chỉ sử dụng màu cho các điểm nhấn mạnh hoặc cần làm rõ
o Sử dụng các màu ưa nhìn như màu xanh da trời, xanh lá cây và đỏ

* Nói bằng suy nghĩ của bạn
o Không đọc như những gì bạn viết trên bài chiếu
o Không đọc từ bản thảo
o Sử dụng các ghi chú trên các tờ giấy riêng biệt để gợi lại những từ chính
o Tập trình bày (nói to) nhiều lần, sử dụng thời gian để tìm các thích hợp cho các phần khó.
* Thể hiện sự hoạt bát và sự nhiệt tình
o Cố gắng ít sử dụng các từ “uh,” “um,” và “như là,”
o Sử dụng thích hợp tính hài hước

* Nhận thức rõ hành động của bạn
o Không che hoặc chắn khoảng nhìn của người dự báo cáo
o Không nói khi bạn quay lưng lại người nghe - hãy nhìn họ, đặc biệt với người chủ chốt (Ví dụ, người hưóng dẫn, trưởng phòng ...)
o Nên sử dụng microphone - nó sẽ giúp bạn hầu hết mọi tình huống
o Không nên sử dụng bút trỏ laser, chỉ khi bạn có lúc nào cũng thể cầm nó trong tay
* Trình bày trong khoảng thời gian cho phép
o Trình bày nhanh chóng hơn khi có thông báo của chủ tịch về thời gian
* Trả lời câu hỏi
o Tôn trọng, bỏ qua giọng điệu của người hỏi - hãy bắt đầu với câu nói “Đây là câu hỏi rất hay ....”
o Thừa nhận những điều chưa biết
o Tránh sử dụng sự từ chối dài dòng - “có lẽ chúng ta sẽ thảo luận về vấn đề này sau”
o Lường trước các câu hỏi - Có sẵn một số slide phụ cho các câu hỏi dự kiến trước

(Không nên dùng cấu trúc này)

1. Giới thiệu
2. Thực nghiệm
3. Kết quả
4. Thảo luận
5. Kết luận
6. Dự kiến tương lai

(Nếu bạn sử dụng Outline tổng quát này bạn pahỉ mất 45 phút để duyệt qua toàn bộ báo cáo của bạn và làm phiền cho người dự)